能源投资集团公司会计电算化信息化建设研究

   摘要：随着科技的发展和能源投资网站建设开发的发展, 原有的传统落后的信息化系统已不能满足集团化管理和业务发展的需要, 抑制了工作效率的提升, 急需利用先进的技术构建适合集团化公司自身实际需求的信息化平台, 提升投资公司信息化管理水平和手段, 提高信息的传输效率和工作效率。

  　　关键词：能源集团公司; 信息化建设; 综合运营管理平台;

  　　企业集团离不开三个词:多元化、多组织、跨地域。多元化决定了集团业务种类多、管的多、风险大;多组织决定了企业员工分类多, 不可避免地会形成难以突破的组织壁垒, 降低企业的运作效率;跨地域伴随着快速的组织发展变化, 要求企业构建信息发布和传播渠道, 做到快速响应。集团资源的管控方式 (人、财、物的管控体系) 从目标、计划、监控、考核到激励绩效的整套管理体系的建立, 迫切需要借助信息化综合运营管理平台的支撑实现管理措施、管理目标的落地。

  　　1 投资集团公司综合运营管理平台的现状

  　　目前投资集团公司内设6个职能部门, 下属2个全资子公司 (旅游公司和置业公司) 、3个控股子公司 (电力公司、湖北分公司和云南分公司) 、2个参股子公司。主要业务涉及中小型水电、风能及太阳能等清洁能源、房地产和旅游等板块。公司运营管理具有多业务板块、多地域分布和多组织架构的集团化运营特征。

  　　按照信息化统一建设、统一规划、统一管理的规划建设原则, 投资集团公司本级、旅游公司、电力公司与投资集团公司上属事业单位共用办公设施, 内部计算机网络系统依托于上属事业单位的计算机网络, 日常建设运行管理维护由上属事业单位承担。置业公司搬离主办公楼后, 计算机网络以100M专线方式接入互联网, 通过VPN访问综合数字办公平台。云南分公司、湖北分公司分别直接接入当地的电信运营商网络, 通过VPN访问综合数字办公平台。

  　　目前, 投资集团公司除水电站机组运行控制系统外, 日常生产经营业务系统主要依托于上属事业单位各业务系统, 主要有以下几个业务系统。

  　　1.1 综合数字办公平台 (OA)

  　　2016年4月, OA升级改造项目的项目组开始进场建设, 平台基于H5+CSS3, 展示为B/S模式, 架构为J2EE和Spring MVC等, 数据库软件采用Oracle 11g, 应用服务中间件采用Weblogic, 并搭建了手机移动办公系统。硬件服务器采用双机高可用方式来保证其可靠性。系统主要基于工作流与信息发布进行功能设计与实现, 采用单点登录与数据接口的方式实现与其他应用系统的初步整合。包含四大中心:行政中心、资讯中心、应用中心和运维中心;两大平台:PC端平台和APP平台;另外还包括一套新建的投资管理系统。投资集团公司本级、旅游公司、电力公司通过内网访问综合数字办公平台。

  　　1.2 电子招投标平台

  　　电子招投标平台于2012年年底建成使用, 数据库服务器采用Windows 2008 Server操作系统, 数据库软件为Orcal 11g, 应用服务器和Web服务器采用Redhat 6操作系统, 中间件分别为Glassfish 3.1.2和Omcat 6。系统服务于本单位招标采购活动, 适用于本单位公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价和单一来源等招标采购活动。本单位各类招标采购信息, 包括招标预告、招标公告、中标公告、与企业招标采购有关的行业动态等相关信息, 均在本平台网站上发布。符合招标规定的采购项目从发标、投标、开标、评标、定标, 其他采购方式如询价、比价、竞争性谈判等采购过程均在平台上进行。

  　　1.3 财务电算化系统

  　　上属事业单位采用金蝶财务网络版, 包含的财务核算单位大约为12~13个 (包括二级、三级子公司) 。财务电算化系统独立运行, 与计算机网络物理隔离。

  　　投资集团公司本级、旅游公司、置业公司、电力公司在该系统下建有子系统, 并通过内网访问。云南分公司、湖北分公司运行单机版的金蝶财务系统, 目前两个公司正按照要求采取租用专线的方式接入财务电算化系统。

  　　1.4 人力资源系统

  　　上属事业单位HRP人力资源管理信息系统采用宏景世纪HRP V7.2版, 于2009年进行功能升级。系统部署与OA等部署在同一个办公内网环境中, 人力资源系统电路运行, 服务器与计算机网络无访问端口映射关系。目前, 该系统仅投资集团公司主要负责人、分管人事的副总和人力资源部部分员工能访问。

  　　1.5 电子档案系统

  　　系统 (东方飞扬开发) 于2007年部署于一台独立服务器中, 系统采用B/S建设模式, 仅支持内网访问, 2017年对系统进行了功能性升级改造。目前系统存储的档案信息从80年代末起, 共约8万多卷, 每卷内有文档数量10~20个, 数据容量约3~4T。该系统在水利系统内具有一定的先进性。目前投资集团公司本级、旅游公司、电力公司可通过内网使用该系统, 其他子公司需要通过VPN访问该系统。

  　　2 信息化存在的主要问题

  　　缺乏支撑公司运行的综合运营管理平台。主要表现在以下几个方面:

  　　(1) 现有上属事业单位主要业务系统处于条块分割和信息孤岛的现状, 与投资集团公司集团化模式的业务管理不匹配; (2) 目前数字化办公平台功能比较单一, 偏重于传统的公文处理及简单业务流程定制, 无法满足投资集团公司综合管理运营平台的需求; (3) 现有财务电算化系统主要功能为日常财务核算, 缺少财务分析、预算管理、费用管控等功能; (4) 现有的人力资源管理信息系统偏重于干部人事档案管理, 人力资源规划、培训、招聘、劳动合同管理功能较弱, 且由于保密要求, 只对少部分职工开放使用, 无法满足投资集团公司从公司本级到子公司全员、职工全职业生命周期的人力资源管理; (5) 上属事业单位共用的业务系统中尚没有系统可以支撑公司的合同管理、项目管理等来满足投资部日常工作的需求。

  　　由于相应的业务系统或功能的缺失, 投资集团公司许多日常业务处理还未实现信息化、智能化, 工作效率和质量还比较低。职能部门的许多职工还在使用日常办公软件进行大量重复汇总统计。

  　　3 综合运营管理平台开发建议

  　　3.1 开发目的

  　　为满足“分散经营, 集中管理”的需要, 构建“分而不离”的、能满足公司集团化运营需求的综合运营管理平台, 实现敏捷化集团组织运营。通过构建综合运营管理平台达到以下目标:

  　　(1) 增强投资集团公司总部战略管理、资产管理与投资、业绩管理、财务管理、人力资源规划及协调和共享服务这六项核心能力, 使集团管理的数据精准、制度完善、控制有效; (2) 规范责权体系和核心管理流程。按照“分散经营, 集中管理”的原则, 规范、简化、优化集团和子公司的核心管理流程, 明晰流程中的关键点、障碍点和控制点, 确定各岗位的责任范围和承担方式, 并赋予相应的权限, 事找人, 而非人找事, 保持集团办公的敏捷性, 防止大企业病; (3) 提升整个集团的办公效率和执行能力。以信息技术代替手工操作, 让每个岗位的职工有更多的时间和精力去从事更有价值的工作。简化协作过程, 强化协作效果, 将复杂的事情简单化, 用最简单的方式解决最根本的管理问题。加强公司本级与子公司之间的协同办公能力; (4) 通过建立畅通的信息沟通渠道以及团队协作渠道, 建立以事务和项目为中心的流程管理体系, 打破行政壁垒, 让公司本级与子公司之间的配合更加紧密、协调、一致。让投资集团公司整体分享信息、统一决策, 团队执行的效率和能力不因规模扩大而变慢、降低, 保持蓬勃的发展动力; (5) 凝聚创新, 提高集团响应能力。增强职工对信息新技术的掌握和应用能力, 提升专业素质, 最大限度地增加职工的创新思维和创造力, 增强公司的凝聚力, 释放系统的隐性效益, 催生全新的管理理念, 形成良好的企业文化, 增强公司的快速反应能力, 形成竞争优势。

  　　3.2 部署方式

  　　针对目前投资集团公司的规模, 建议采取集中统一的部署方式, 即投资集团公司本级与子公司使用一套综合运营管理平台, 集团管理员在建立子公司子平台后, 子公司管理员能够进入系统并设置自己公司的组织架构、用户帐号及使用权限等信息, 各子公司与集团的数据相互独立, 互不可见。集团管理员能够设置用户共享查看, 确保有权限用户数据互联互通;也能够设置跨公司使用的流程, 确保流程在公司之间能够顺利审批、畅通无阻。此外, 如果不考虑增加硬件设备, 建议租用云平台进行部署, 如阿里云+OA部署方式。

  　　3.3 主要功能模块

  　　综合运营管理平台除传统的公文处理、行政管理、知识管理等模块外, 建议至少但不限于以下功能模块, 进而最大限度地实现投资集团公司日常业务流程的信息化和固化。

  　　3.3.1 督查督办模块

  　　(1) 实现对工作、任务的分解, 下派、执行及办理过程的监督, 防止工作积压、工作责任不明、工作贻误等问题, 减少工作汇报, 提高工作的执行效率; (2) 管理层通过该系统可以全面掌握单位内部的工作分配与执行情况, 掌握工作的正常办结、超时办结、延迟办理等情况, 并可对其进行数量统计, 对部分工作可以选择是否公开, 实现行政管理透明化。

  　　3.3.2 制度落地功能模块

  　　(1) 实现职工在需要使用制度时, 方便、及时、准确、形象地获取相关的内容和指导; (2) 让制度本身更加规范和严谨, 缩小可以被职工寻找借口的突破口, 让职工能自觉遵守制度; (3) 利用信息化手段, 抛却制度中与职工无关的因素, 保留与职工相关的因素, 让职工执行制度的过程简洁、有效, 充分体现制度的人性化, 让职工在面对相同事务时能自发的执行制度。

  　　3.3.3 费用管控功能模块

  　　(1) 全面控制管理。遵循企业费用发生的“事前、事中、事后”三阶段控制原则; (2) 业务前端应用。将财务信息收集放置于业务前端, 费控管理会更灵活高效; (3) 业务全面覆盖。覆盖费用报销、票据管理、资金管理、预算管理及账务管理等财务活动; (4) 先进理念引导。引入财务管控的先进理念, 彻底改变传统的财务工作模式; (5) 数据公开透明。实现费控管理全过程所有管理数据的公开、透明; (6) 智能报表分析。提供多维度、全视角的报表和智能分析报告, 强化财务的数据中心职能; (7) 业务流程优化。对审批流程和组织架构重新进行梳理和改造, 实现流程的规范化和标准化。

  　　3.3.4 合同管理功能模块

  　　(1) 实现合同信息数据的规范化和标准化, 确保合同执行规范, 保证市场数据和财务数据可关联, 为合同管理和市场提供分析依据; (2) 固化合同审批流程, 实现合同管理的规范化、标准化, 通过各个环节有效管控, 增强执行力; (3) 建立一体化管控体系, 适时提醒, 避免违约, 提高合同执行效率; (4) 提供多角色、多维度统计分析, 满足各类需求的科学决策。

  　　3.3.5 人力资源管理功能模块

  　　(1) 组织管理与人力规划。包括单位管理、部门管理、岗位管理、职务级别管理、人员管理、工作组管理、角色权限设置、工作范围控制以及外部人员管理。在组织管理的各个功能中, 建立并完善企业的组织架构、部门岗位、职级权限, 将员工对应到相应的岗位, 以正确履行其职责; (2) 薪酬中心。集薪酬统计、计算、查看、上报等多功能于一体, 同步考勤数据, 实现智能薪酬统计, 工资报表自动计算每人工资合计, 人事管理者随时查看和导出每月的工资报表, 每个人可以查看自己每月的薪资情况; (3) 绩效考核。通过构建高效的绩效考核体系, 企业根据自己的实际情况设定适合的绩效考核方案, 并对不同岗位进行考核方案设置, 一个界面可以对所有下属的绩效考核进行集中处理; (4) 考勤管理。支持固定考勤和移动考勤两种模式, 通过系统签到签退, 关联请假、外出、出差、加班等工作流程, 自动生成考勤报表, 为企业管理层高效管理提供强大精准的数据保证; (5) 假期管理。请假流程在线提交, 告别纸质审批, 并以流程图的方式呈现, 随时了解办理进度, 让出差、请假申请过程变得可控, 同时关联人事考勤数据, 自定义设置考勤规则, 智能进行薪酬统计; (6) 培训管理。职工受训情况明晰在案, 统筹职工职业规划和素质提升。

  　　3.3.6 资产管理模块

  　　通过“资产管理”模块对资产整个生命周期实行全程的管控, 克服传统资产管理的弊端, 如归属模糊、异地管理难、记录统计难和不便实时管理等。

  　　参考文献　　[1]褚慧芳.大型施工企业的信息系统研究——以A公司为例[J].中国管理信息化, 2018 (11) .　　[2]朱江毅.探析办公自动化中的计算机技术应用[J].电脑编程技巧与维护, 2018 (5) :61-63.　　[3] 王泉.互联网+时代下的协同OA管理[M].北京:清华大学出版社, 2016.​​​​